Bir ticari kuruluşun (işletmelerin) belirli bir dönemin başında veya sonunda para, mal ve diğer varlıklarıyla genel olarak borçlu ve alacaklı durumlarını, nicelikleri ve değerleriyle ayrıntılı olarak gösterme şeklindedir.

Bana göre envanter, enva-i Ter sonucu belirlenen bir tarihte kişi kazanımlarının çizelgesidir. Aslında kişi, en küçük işletmedir. Yaşamı boyunca, fiziki (yiyecek, içecek, giyecek v.s.) ve fikri (bilgi, görgü, kuram ve kurallar) gereksinimlerinin ithalatını yapar. Bunları bedensel ve zihinsel potasında yoğurarak bireysel imalatının ürünlerini ihraç ederek toplum değerlendirilmesiyle değerler ve değerlendirilir. Her yeni yıl çizgisinde geriye dönüp baktığında, nereden nereye gelindiğinin ve bu kaçınılmaz döngü içinde neleri elde ettiğinin hesaplaşması, onun kişisel envanteri olur. Ve bu envanterin içinde; elde edebilmişse evi, evlenebilmişse eşi, Tanrı vermişse çocukları, onları yetiştirebilmişse onuru, başarılı olmuşlarsa gururu, en güzide varlıkları olarak içeriğinden bir tutamı oluşturur.

Normal bir işletme için ise envanteri, 213 sayılı Vergi Usul Yasamız 186’ncı maddesinde; “Envanter Çıkarmak” başlığı altında;

“Bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tesbit etmektir.

Şu kadar ki, ticari teamüle göre tartılması, sayılması ve ölçülmesi mutat olmayan malların değerleri tahminen tesbit olunur.

Mevcutlar, alacaklar ve borçlar işletmeye dahil iktisadi kıymetleri ifade eder.” şeklinde açıklamıştır.

Görüleceği üzere envanter ki unsurdan oluşmaktadır. Birinci unsur; saymak, ölçmek ve tartmak şeklinde ifadesini bulan tesbit etmek, saptama fiilidir. Ancak bu tesbit tek başına bir şey ifade etmemektedir. Şöyle ki bu tesbit eğer değerlendirilmezse envanter olgusu yarım kalmaktadır. İşte o zaman bu saptanan durumun, değerlenmek suretiyle karşımıza adedi veriler yerine parasal da denilebilecek bir biçimde çıkarılması gerekli olmaktadır ki envanterden bahsedebilelim. Değerlemenin de yapılması sonucu ortaya çıkacak kesin ve müferdatlı (ayrıntılı) tablo, işletme açısından olduğu gibi, bu konuya eğilecek diğer kişiler açısından da bir anlam ve değer kazanmış olacaktır.

Envanter yapmak, iki şekilde olabilmektedir. Bunlardan biri fiili envanter, diğeri ise kaydi envanterdir.

Fiili envanter, bir işletmenin mevcutlarının, alacaklarının ve borçlarının fiilen yani sayılacak olanlarının tek tek sayılarak, ölçülecek olanlarının tek tek ölçülerek, tartılacak olanlarının tek tek tartılarak saptanmasıdır.

Ancak Yasa, ticari teamüle göre tartılması, sayılması ve ölçülmesi mutat (devamlı) olmayan malların değerlerinin tahminen tesbit edileceğini kabul etmiştir. Bir bakıma alışmış bir göz kararı ile miktar ve dolayısıyla değer tahmini yeterli görülmüştür. Şüphesiz burada iyi niyet! var sayılmıştır.

Bu durumda işletmece, tahmini kabul edilenlerin dışındaki iktisadi varlıklar tektek sayılacak ve yine Yasanın “Değerleme” için kabul ettiği -ki Yasanın “değerlemeye” ait üçüncü kitabında yazılı- bilançoda böylece yer alacaktır. Dolayısıyla da emtia (mal) alım ve satımı faaliyeti olan işletmelerde (Dönem başı mevcudu dönem içi alımlar - dönem sonu mevcudu -) dönem içi satışlarına ait maliyetin saptanmasını ve buna göre dönem gayrisafi kârının da belirlenmesini mümkün kılacaktır.

Kaydi envanter, adından da anlaşılacağı gibi işletme kayıtlarına (stok kartları, stok kayıtları nazara alınarak) dayanılarak yapılan envanterdir. Çoğunlukla, denetimlerde, başvurulan bir usül olmakla beraber, 213 sayılı Yasamızın 190’ıncı maddesinde:

“Büyük Mağazalarda Envanter “ başlığı altında:

“Büyük mağazalar ve eczaneler emtia mevcutlarının envanterlerini üç yılda bir çıkarabilirler. Bu takdirde envanter çıkarılmayan yıllarda hesaben mevcut iktisadi kıymetleri envanter defterlerine kaydederler.

Büyük mağazalardan maksat, çeşitli mal üzerine geniş ölçüde ve perakende iş yapan ticarethanelerdir.

Maliye Bakanlığı büyük sınai işletmelerin, icabına göre, iki veya üç yılda bir envanter çıkarmalarına müsaade edebilir. Bu takdirde yukarıda ki hüküm uygulanır.” hükmüne yer verilmiştir.

Bilindiği üzere yurdumuzda da büyük mağazacılık, zincirleme işletmeler olarak bir hayli gelişme kaydetmiştir. Dolayısıyla perakende iş yapan bu işletmelerde yüzlerce ve hatta binlerce mal çeşidi bulunmaktadır. İşte bu tür mağazalar yukarıya alınan 190’ıncı madde hükmünden yararlanarak-hesaben,  yani işletme kayıtlarına göre, yani fiili sayım ve tespit yapmadan mevcut iktisadi kıymetlerini envanter defterine kaydedebilirler. Ancak bu kabul iki yıl üst üste geçerli olup, üçüncü yıl sonunda fiili durum saptanması zorunludur.

Diğer yandan, büyük sınai işletme niteliğinde olan kuruluşlar için de Yasa, Maliye Bakanlığı’ndan izin alınmak şartıyla, envanterlerini fiilen iki veya üç yılda bir yapmayı mümkün kılmıştır. Bu iznin alınması halinde fiilen saptama yapılmayan yıl veya dönem sonlarında hesaben, yani kayıtlara göre saptanan iktisadi kıymetleri envanter defterlerine kaydetmeleri yasal bir kabul olmaktadır.

Bilindiği üzere normal hesap dönemi 31 Aralık akşamı sona ermektedir. Ancak işletmelerin, aynen canlılar gibi bir yaşam süreci içinde varlıklarını sürdürmeleri nedeniyle, 31 Aralık’ta işlemler bıçakla kesilmişçesine sona erip veya erdirilip de diğer döneme geçilmesi olayın doğasına aykırıdır. Dolayısıyla hesap kesimi 31 Aralık denilse, çıkarılan mali tablolarda yeralan veriler ve hesaplar sonu bu tarihi gösterse bile, aslında fiili durum en az takip eden yılın ilk ayı (Ocak) sonuna kadar sürmektedir. Nitekim Türk Ticaret Yasası bu bilinç altında 70’inci maddesi son paragrafında:

“Yevmiye defteri yeni senenin en geç Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce (görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirmek şarttır” hükmünü getirmiştir.

Aynı Yasanın 72’nci maddesinde ise; “Envanter Defteri” başlığı altında:

“Kanunda aksine hüküm (yargı, karar) olmadıkça, iş yılı için çıkarılacak envanter ve bilançoların gelecek iş yılının ilk üç ayı içinde tamamlanmış olması lazımdır.” denilmekte ve son paragrafta; envanter ve bilançonun şirket yetkililerince imzalanmasını takiben notere ibrazı ve:

“Noterin yapacağı muamele hakkında 70’inci maddenin son fıkrası uygulanır” denilerek, aynen yevmiye defterinde olduğu gibi, onaylanması gereğine yer verilmiştir.

Aynı Yasanın 82’nci maddesi ise, böylesi onaylanmış defterlerin ticari işlere ilişkin ihtilaflarda “Kat’i delil” olarak kabul edilebileceğini ifade etmiştir.

5- Bina ve Arazi:

Ferdi teşebbüslerde, mükellefin sahip olduğu gayrimenkuller, işletmede ister kısmen, ister tamamen kullanılsın, fabrika, ambar, atölye, dükkan, mağaza ve arazi değerlerinin tamamıyla envantere alınır.

Ticaret hanları gibi oda oda veya kısım kısım kullanılabilen binalarla evlerin ve apartmanların yarısından fazlası kullanıldığı takdirde envantere dahil edilir.