DENETIM

 

 

 

İç kontrol standartlarının otellerin iç kontrol yapılarını oluştururken izleyecekleri minimum standartlar olduğunun vurgulanmasında yarar vardır. Standartların bir diğer özelliği de bunların sadece mali kontrol faaliyetlerine değil, bütün idari kontrol faaliyetlerine uygulanabilecek nitelikte olmasıdır.

 

İÇ KONTROL STANDARTLARI

 

BÖLÜM I

İÇ KONTROL KAVRAM, AMAÇ VE STANDARTLARINA TOPLU BAKIŞ

1. İç Kontrol, yönetim hedeflerinin gerçekleşme yolunda olduğu konusunda yeterli güvence sağlamakta yararlanılan bir yönetim aracıdır. Bundan dolayı, iç kontrol yapısının yeterliliğinden ve etkinliğinden yönetim sorumludur. İç kontrolün etkin olması bakımından otelin yöneticileri yeterli iç kontrol yapısının kurulmasını, gözden geçirilmesini ve güncelleştirilmesini sağlamalıdır.

 bu belgede yazılı standartlara dayalı ayrıntılı kurumsal iç kontrol yapılarının kurulmasını;

Kontrollerin öngörüldüğü gibi çalışıp çalışmadığını ve istenen sonuçların elde edilmesi için yeterli olup olmadığını sağlamak üzere o iç kontrol yapısının gözden geçirilmesini; teşvik etmeli ve desteklemelidir.

3. Otelin içindeki bütün departmanlarin yönetimleri iç kontrol yapısının yeterliliğinden ve uygulanmasından sorumludur. Bu nedenle, yönetimlerin iç kontrol yapısının niteliğini ve iç kontrollerin ulaşmak durumunda olduğu hedefleri kavramaları önemli bir noktadır. Bir iç kontrol yapısı, yönetimin tutumu, metotlar, usuller ve aşağıdaki genel hedeflere ulaşılmasına yeterli bir güvence sağlayan diğer önlemler dahil olmak üzere bir kurumun planları şeklinde tanımlanır: 

 düzenli, ekonomik, verimli ve etkin faaliyetler ve kaliteli ürün ve hizmetler gerçekleştirilmesi;  

Kaynakların savurganlıktan, suiistimalden, yetersiz yönetimden, hatalardan, yolsuzluktan ve diğer düzensizliklerden kaynaklanan kayıplara karşı korunması;  

 yönetimin direktiflerine uyulması; ve  

Güvenilir mali ve idari verilerin hazırlanması ve saklanması ve bu verilerin uygun zamanlı raporlarda tam ve doğru olarak açıklanması.

4. Aşağıdaki standartlar bir iç kontrol yapısının çerçevesini oluşturmaktadır. Bu standartlar genel ve ayrıntılı standartlar olarak tasnif edilmiştir.

GENEL STANDARTLAR

Yeterli Güvence: İç kontrol yapıları yukarıda sözü edilen amaçların gerçekleşmesi için yeterli bir güvence sağlamalıdır.

Destekleyici Tutum: Yöneticiler ve çalışanlar iç kontroller konusunda daima olumlu ve destekleyici bir tutum içinde bulunmalı ve bu tutumlarını açıkça göstermelidirler.

Dürüstlük ve Yeterlilik: Yöneticiler ve çalışanlar kişisel ve mesleki açılardan dürüst olmalı ve yeterli iç kontrollerin hazırlanması, uygulanması ve sürdürülmesinin öneminin kavranmasına ve iç kontrollerin genel hedeflerinin gerçekleşmesine imkan verecek bir yeterlilik düzeyinde bulunmalıdırlar.

Kontrol Hedefleri: Otelin her faaliyeti için, yeterli, eksiksiz, makul ve bütün örgütsel amaçlarla bütünlük içinde olan özel kontrol hedefleri belirlenmeli veya hazırlanmalıdır.

Kontrollerin Gözetimi: Yöneticiler çalışmalarını sürekli olarak gözden geçirmeli ve düzenli, ekonomik, etkin ve verimli olmayan bulgularla karşılaştıklarında ivedi ve uygun önlemleri almalıdırlar.

AYRINTILI STANDARTLAR

Belgeleme: İç kontrol yapısı ile bütün iş ve işlemler açıkça belgelenmeli ve bu belgeleme inceleme amacıyla kolaylıkla ulaşılabilir durumda olmalıdır.

İş ve İşlemlerin Anında ve Uygun Biçimde Kaydı: İş ve işlemler anında kaydedilmeli ve uygun biçimde tasnif edilmelidir.

İş ve İşlemlerin Onaydan Geçirilmesi ve Uygulanması: İş ve işlemler yetkili kişilerin onayından geçirilmeli ve yetkili kişilerce uygulanmalıdır.

Gözetim: İç kontrol amaçlarının gerçekleşmesini güvence altına almak amacıyla yeterli bir gözetim sağlanmalıdır.

Kaynaklara ve Kayıtlara Ulaşma ve Sorumluluk: Kaynaklara ve kayıtlara ulaşma bunların saklanmasından veya kullanılmasından sorumlu olan yetkili kişilerle sınırlandırılmalıdır. Hesap verme sorumluluğunu sağlamak üzere, kayıtlarla kaynaklar arasında uygunluk bulunup bulunmadığı saptanmalı ve bu amaçla, kayıtlı miktarlarla kaynaklar periyodik olarak karşılaştırılmalıdır. Varlıkların korunmasındaki zorluk derecesi karşılaştırmanın hangi sıklıkta tekrarlanacağını belirlemelidir.

5.  Bu standartlar, iç kontrol yapısının denetlenmesi sırasında denetçilere kriterler sağlar. 

BÖLÜM II

İÇ KONTROLLERİN TANIMLANMASI VE SINIRLARI

TANIMLAMA VE HEDEFLER

7. İç kontrol yapıları, yönetimin tutumu, metotlar, usuller ve hedeflere ulaşılmasına yeterli bir güvence sağlayan önlemler  şeklinde tanımlanır. Bu hedefler şunlardır:  

Otelde düzenli, ekonomik, verimli ve etkin faaliyetler ile kaliteli ürün ve hizmetlerin gerçekleştirilmesi; 

Kaynakların savurganlıktan, suiistimalden, yetersiz yönetimden, hatalardan, yolsuzluktan ve diğer düzensizliklerden kaynaklanan kayıplara karşı korunması;  

 yönetimin direktiflerine uyulması; ve

Güvenilir mali ve idari verilerin hazırlanması ve saklanması ve bu verilerin uygun zamanlı raporlarda tam ve doğru olarak açıklanması.

9. İç kontroller Oteldeki departmanlarin işlevlerine göre tanımlanırken çoğu kez yönetsel ve idari kontroller ile muhasebe kontrollerinin genel sınıflandırılmasına göre de tasnif edilir. Yönetsel kontroller çoğu kez bütün kontrolleri kapsayacak şekilde anlaşılır. Yönetsel kontroller çalışanların otel hedeflerini gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları bütün plan, usul ve uygulamalar olusturur. İdari kontroller, çalışanları otel amaçlarının gerçekleştirilmesinde yetkilendirilmiş olarak çalışmaya sevk edecek karar alma süreçleriyle ilgili usul ve kayıtlardır. Muhasebe kontrolleri varlıkların korunmasıyla ve mali kayıtlarla ilgili usul ve belgeleri kapsar.

10. İç kontroller öngörülen amaçlarına göre de sınıflandırılır: Hataların önlenmesi (Örneğin, görev ve yetkilerin ayrılması suretiyle); hataların ortaya çıkarılması; (Örneğin, fiili sonuçlardaki sapmaları ortaya çıkarmak üzere üretim standartları saptanması suretiyle) ortaya çıkarılan hataların düzeltilmesi; (Örneğin, bir satıcıya yapılan fazla ödemenin geri alınması suretiyle) ya da kayıp riskinin yüksek olduğu ve ek kontrolleri gerektiren alanlarda yetersiz Kontrollerin eksikliğinin giderilmesi.

11. Uygulamada, bu kategori ve tipler arasında ayırım yapılması çoğu kez zordur. Çünkü etkin bir iç kontrol yapısı her bir kategori ve tipin öğelerine ihtiyaç gösterir. Hatta her kategorideki kontrolün betimlenmesi kişiden kişiye değişebilir. Bununla birlikte, nasıl kurulduklarına ya da tanımlandıklarına bakılmaksızın iç kontroller birbirlerinin alternatifi olarak düşünülmemeli, birbirlerinin tamamlayıcısı olmalıdır. Her kontrolün üstünlükleri ve zayıflıkları vardır. Nitekim etkin bir iç kontrol, her bir kontrolün kendine özgü zayıflıklarını gidermek amacıyla bir kontroller karışımından yararlanır.

12. İç Kontrollerin etkin olması için üç temel kritere yanıt vermesi gerekir.  

İç kontroller uygun olmalıdır. (Yani, gerekli kontrol gerektiği yerde ve ilgili riskle orantılı olarak yapılmalı.)  

Bütün bir dönem boyunca planlandığı gibi işlemelidir. (Yani bütün personelce özenle uyulmalı ve kilit personel görevde bulunmadığında ya da iş yükü ağır olduğunda bu kontroller ihmal edilmemeli.)  

Kontrollerin maliyeti faydasına değmelidir. (Yani, uygulanan kontrolün maliyeti elde edilen faydaları aşmamalı)

İÇ KONTROLÜN ETKİNLİĞİNİN SINIRLARI

13. Ne kadar ayrıntılı ve eksiksiz olursa olsun hiç bir iç kontrol yapısı kendi başına verimli bir yönetimi, tam ve doğru bir kayıt düzenini ya da özellikle yetkili ve güvenilir makamlarda bulunanlar söz konusu olduğunda yolsuzluk yapılmamasını kolaylıkla güvence altına alamaz. Birkaç kişinin gizli olarak anlaşması halinde, görevlerin ayrılmasına dayalı iç kontroller etkisiz kalabilir. Yine, kontrollerdeki yetki, yetkiyle donatılmış kişi tarafından kötüye kullanılabilir ve yönetim çoğu kez uygulamaya konulmuş Kontrollerin dışına çıkabilecek bir konumdadır. Kaybetme riskini ortadan kaldıracak bir iç kontrol yapısını sürdürmek gerçekçi değildir ve muhtemelen maliyeti elde edilen faydadan fazla olacaktır.

14. Çünkü herhangi bir kontrol yapısı insan faktörüne dayanır ve tasarım eksikliklerinden, karar yada yorum hatalarından, yanlış anlamadan, rehavetten, yorgunluk ya da dikkatsizlikten etkilenir. Sistemi tasarlayan ve yürüten personelin yeterliliği ve dürüstlüğü söz konusu kişilerin seçimi ve eğitimi yoluyla kontrol edilebilirken, bu iki nitelik kurum içinden ve dışından gelen baskılarla değişebilir. Ayrıca, personel kontrol sürecindeki işlevini doğru olarak anlamamış ya da bu konuda bilgisiz kalmayı tercih etmişse yeterlilikleri ne olursa olsun yaptıkları kontrol ektisiz kalabilir.

15. yönetimin tutumu iç kontrol yapısının etkinliğini ve bu yapıyı yöneten personeli derinden etkileyebilir. Bundan dolayı, yönetimin kontrolleri gözden geçirmesi ve güncelleştirmesi, değişiklikleri personele bildirmesi ve kontrollere uymada örnek olması gerekir.

BÖLÜM III

İÇ KONTROL STANDARTLARININ TARTIŞILMASI

16. Faaliyetlerin büyüklüğü, çeşitliliği, işlem hacmi, kayıtların çokluğu  iç kontrol standartlarının tesisi gereklidir.  bu uyumu sağlayacak ve düzenleyecek standartlara ihtiyaç duyulmaktadır.

17. İç kontrol standartları genel standartlar ve ayrıntılı standartlar olmak üzere iki bölüme ayrılır. İkisi birlikte, uygulamada, bir iç kontrol yapısı için asgari düzeyde kabul edilebilir çerçeve oluşturur. Genel ve ayrıntılı standartlar iç kontrollerin hem geliştirilmesinde hem de değerlendirilmesinde bir ölçüt olarak kullanılmalıdır. Bu iç kontrol standartları mali işlemlere uygulanmayla sınırlı tutulmamalı, yönetsel, görevsel ve idari bütün işlevlere uygulanmalıdır. Bunlar bilgisayarlaşmış olsun veya olmasın tüm sistemlere uygulanır.

GENEL STANDARTLAR

18. Yeterli güvence, destekleyici tutum, dürüstlük ve yeterlilik, kontrol hedefleri ve kontrollerin gözetimi genel standartları oluşturur. Bunlar birlikte otel bünyesinde uygun bir kontrol ortamını yaratır.

Yeterli Güvence

19. İç kontrol yapıları temel hedeflerin gerçekleşmesinde yeterli bir güvence sağlamalıdır.

20. Yeterli güvence; belli maliyet, fayda ve risk koşulları altında doyurucu bir güvenirlik derecesine tekabül etmektedir. Ne kadar güvencenin yeterli olduğunun belirlenmesi karar almaya ihtiyaç gösterir. Bu kararın alınmasında, yöneticiler,

Faaliyetlerin doğasından kaynaklanan riskleri ve çeşitli koşullar altında kabul edilebilir risk derecelerini tanımlamalı ve

Riski hem sayı yönünden hem de nitelik yönünden değerlendirmelidirler.

21. Yeterli güvence, iç kontrolün maliyetinin bundan sağlanan faydayı aşmamasını öngörür.Maliyet, belirlenen bir amacın gerçekleştirilmesinde kullanılan kaynakların mali değerlendirilmesini ve faaliyetlerdeki gecikme, hizmet düzeyinde  düşüş veya çalışanlarda moral düşüklüğü gibi nedenlerden kaynaklanan kayıpların ekonomik değerlendirilmesini ifade eder. Fayda, belirtilen hedefe ulaşamama riskindeki azalma derecesiyle ölçülür. Yolsuzluk, savurganlık, suiistimal veya maddi hatanın bulunup ortaya çıkarılması olasılığının artırılması, usulsüz faaliyetin önlenmesi ya da kurallara saygının güçlendirilmesi bunun örnekleridir.

22. Riski kabul edilebilir bir düzeye indirerek faydası maliyetinden yüksek iç kontrollerin tasarımı, yöneticilerin ulaşılması gerekli tüm hedefleri iyice kavramalarını gerektirir. Otel yöneticileri, faaliyetlerinin belli bir alanında, diğer faaliyetleri olumsuz yönde etkileyen aşırı kontrollerle yüklü sistemler tasarlayabilirler. Örneğin, çalışanlar sıkıca usullerden kurtulmayı deneyebilirler, verimli olmayan faaliyetler gecikmelere yol açabilir ve sorumlulukların azaltılması sorumlu kişilerin belirlenmesini zorlaştırabilir. Böylece, belli bir alanda aşırı kontrollerden elde edilen faydalar başka faaliyetlerdeki maliyet artışlarıyla ortadan kalkabilir.

Destekleyici Tutum

24. Yöneticiler ve çalışanlar iç kontroller konusunda daima olumlu ve destekleyici bir tutum içinde bulunmalı ve bu tutumlarını açıkça göstermelidirler.

25. Üst yönetimce takınılan tutum yönetim faaliyetlerinin her yönüne yansır. Bu tutum otel organizasyonuyla ilgili faaliyetler, personel uygulamaları, gözetim, iletişim, sistemleştirilmiş bir sorumluluk tesisi yoluyla kaynakların korunması ve kullanımı, gözetim ve raporlama sistemleri, her seviyedeki görevliden gelecek geliştirme önerilerinin incelenmesi ve genel anlamda önderlik yapılması suretiyle, güvenilir kontroller gerçekleştirmeyi üstlenmiş yöneticilerce de güçlendirilecektir. Yönetim, verimliliğin arttırılmasına ihtiyaç duyulan alanların belirlenmesinde bağımsız ve tarafsız iç denetimin değerini vurgulayarak ve iç denetimler aracılığıyla edinilen bilgileri değerlendirerek, uygun bir kontroller sistemine olan desteğini ortaya koyabilir.

26. Görevliler iç kontrolleri izlemeli ve bunların etkinliğini artırıcı önlemleri almalıdırlar. Destekleyici bir tutum, performans kalitesini ve sonuç olarak da iç kontrollerin kalitesini etkileyecektir. İç kontroller sistemli olarak yönetimin önemli bir önceliği olduğunda, yönetim olumlu ve destekleyici bir tutum takınır ve bu tutumunu geliştirir.

27. Son çözümlemede, bir kurum bünyesindeki iç kontroller konusunda olumlu ve destekleyici tutumun sürdürülmesinde, “Üst Yönetimin Üslubu”nun hissettirilmesi son derece önemlidir.

Dürüstlük ve Yeterlilik

28. Yöneticiler ve çalışanlar kişisel ve mesleki açılardan dürüst olmalı ve yeterli iç kontrollerin hazırlanmasının, uygulanmasının ve sürdürülmesinin öneminin kavranmasına ve iç kontrollerin genel hedeflerinin gerçekleşmesine imkan verecek bir yeterlilik düzeyinde bulunmalıdırlar.

29. Yöneticiler ve maiyetlerindeki personel (1) kişisel ve mesleki dürüstlüğü ve ahlaki değerleri, (2) etkin ve verimli bir performans sağlamak için gerekli beceri düzeyini, ve (3) sorumluluklarını etkin bir biçimde yerine getirmek için iç kontroller hakkında yeterli bir anlayışı muhafaza etmeli ve göstermelidirler.

30. Yöneticilerin ve maiyetlerindeki personelin dürüstlüğünü birçok unsur etkiler. Üst Yönetimin üslubu önemlidir. Üst yönetimce belirlenen görevle ilgili mesleki ahlak kuralları çerçevesinde belli zamanlarda personele sorumlulukları hatırlatılmalıdır. Tavsiyeler ve performans değerlendirmeleri de önemlidir. Bütün performans değerlendirmeleri, etkin iç kontrollerin uygulanması ve sürdürülmesini içeren birçok etkenin değerlendirilmesine dayandırılmalıdır.

31. Personelin işe alınmasına ve atanmasına ilişkin kararlarda kişilerin kendilerine verilen görevleri yerine getirmelerine yetecek eğitim ve tecrübeye sahip olmaları hususu göz önünde bulundurulmalıdır. İşe alındıktan sonra kişilere gerekli geleneksel ve uygulamalı eğitim sağlanmalıdır. İç kontrolleri yeterince anlayan ve bu kontrollerle ilgili olarak sorumluluk üstlenmeye hazır yönetici ve çalışanlar etkin bir kontrol yapısı için yaşamsal önem taşırlar.

Kontrol Hedefleri

32. Otelin her departmani için özel kontrol hedefleri belirlenmeli veya hazırlanmalıdır. Bu hedefler uygun, eksiksiz ve makul olmalı ve bütün örgütsel amaçlarla bir bütünlük içinde bulunmalıdır

33. Hedefler, yönetimin ulaşmak istediği olumlu sonuçlar veya kaçınmaya özen gösterdiği istenmeyen durumlar ve/veya olumsuz sonuçlardır. Hedefler her faaliyet içinde yer alan belirli çalışmalara uygun düşecek şekilde tasarlanmalıdır.

34. Özel (spesifik) kontrol hedeflerinin hazırlanması için bütün faaliyetler, öncelikle büyük kategoriler halinde gruplandırılmalıdır. Sonra, her büyük kategori işlem veya olayı incelemek için gerekli olan ve düzenli biçimde tekrarlanan faaliyetler (tanımlama, tasnif etme, kayda geçme ve raporlama bilgisi gibi) seri veya serilerine ayrılmalıdır. Bu gruplamalar  otelin yapısına ve otel bünyesindeki sorumluluk bölüşümüne uygun olmalıdır.

35. Kurum faaliyetleri çoğu kez genel olarak aşağıdaki gibi tasnif edilir:

Yönetim faaliyetleri, genel politikayı ve planlamayı, organizasyonu ve denetim işlevlerini kapsar.

Program (görevsel) faaliyetler, kurumun görev ya da görevleri ile ilgilidir.

Mali faaliyetler, bütçelerle ilgili geleneksel denetim alanlarını, nakit akımlarını (gelirler ve giderler), ilgili aktif ve pasifleri ve mali bilgileri kapsar.

İdari faaliyetler, iletisim hizmetleri, evrakın postalanması ve dağıtımı, basım ve satın alma gibi departmanlarin görevi için destek sağlayan faaliyetlerdir.

36. Kontrol hedeflerini hazırlamak için tekrarlanan faaliyetler serisi tanımlanmalı ve çözümlenmelidir. Örneğin, mal satın alınması ile ilgili tekrarlanan faaliyetler, (1) ihtiyaç duyulan malların tanımlanmasını, (2) satıcı seçimini, (3) malların siparişini, (4) malların teslim alınmasını, ve (5) kalite kontrolünü içerecektir. Bu durumlarda, gerçekleştirilecek kontrol hedeflerinden birisi yalnızca yönetimin kıstasına denk düşen mal siparişlerinin kabul edilmesi olabilir. Bir başka kontrol amacı yalnızca sipariş edilen malların teslim alınması olabilir.

37. Yukarıda sözü edilen genel kategorilerin etkileşim içinde olduğu ve kontrol hedeflerinin bu etkileşim üzerine kurulması gerektiği açıktır. Örneğin, yukarıdaki örneğin idari bir faaliyet sayılması halinde, mallar için yapılan ödeme bir mali faaliyet ve malların kullanımı da bir program faaliyeti sayılabilir. Ödemenin eksiksiz olarak kaydedilmesi ve denetlenmesi için bu kategoriler arasında bağlantı kurulmalıdır.

Kontrollerin Gözetimi

38. Yöneticiler çalışmalarını sürekli olarak gözden geçirmeli ve düzenli, ekonomik, etkin ve verimli olmayan tüm bulgularla karşılaştıklarında ivedi ve uygun önlemleri almalıdırlar.

39. Çalışmaların gözetimi, iç kontrollerin istenilen sonuçlara ulaşmasını sağlar. Gözetim, yöneticilerin çalışmaları kontrol etmek için seçtikleri yöntem ve usullerle bütünleşmeli ve faaliyetlerin kurum amaçlarını gerçekleştirmesini sağlamalıdır. Gözetim, iç ve dış denetçilerce rapor edilen denetim bulgu ve tavsiyelerini dikkate almayı ve hangi düzeltici önlemlere ihtiyaç duyulduğuna karar vermeyi kapsar.

AYRINTILI STANDARTLAR

40- Ayrıntılı standartlar kontrol hedeflerinin gerçekleşmesine yarayan işleyiş ve usullerdir. Sayılanlarla sınırlı değilse de, özel politikalar, organizasyon planları (buna görevlerin ayrılması dahildir) güvenlik ve yangın alarm sistemleri gibi fiziki düzenlemeler ayrıntılı standartlar arasında sayılabilir. Kontroller, iç kontrol hedeflerinin kesintiye uğramaksızın gerçekleşeceğinin yeterli güvencesini sağlamalıdır. Bunu gerçekleştirmek için ayrıntılı standartlar etkin ve verimli olmalı ve tek tek değil, bir sistem olarak birlikte işleyecekleri göz önüne alınarak tasarlanmalıdır.

41. Etkin olabilmeleri için, kontrollerin uygulamada kendilerinden beklenen amaçları gerçekleştirmeleri gerekir. Kayıtların elle tutulduğu ortamlarda kullanılmak üzere tasarlanan bir dizi kontrol, bilgisayarlaşmış ortamlarda etkin olmayabilir. Bu nedenle, seçilen kontroller kendilerinden bekleneni gerçekleştirmeli ve gerektiğinde kullanılmalıdır. Verimlilik açısından da kontroller, asgari çaba ile azami fayda elde edilecek şekilde tasarlanmalıdır. Etkinliği ve verimliliği kanıtlanan kontroller fiilen uygulanan kontroller olmalı ve sürekli olarak kullanılmalarını sağlamak için belli zamanlarda gözden geçirilmelidir.

42. Aşağıdaki kontroller düzenli ve etkin bir iç kontrol yapısının tasarlanmasında genellikle yararlanılan kontrollerdir. Her bir kontrol çerçevesinde ele alınan özel yöntem ve usuller eksiksiz olmayıp sadece örnek olarak verilmektedir.

Belgeleme

43. İç kontrol yapısı ile bütün iş ve işlemler açıkça belgelenmeli ve belgeleme ve inceleme amacıyla kolaylıkla ulaşılabilir durumda olmalıdır.

44. Otel, (1) kontrol amaçları ve usulleri de dahil olmak üzere kendi iç kontrol yapısı, ve (2) iş ve işlemlerin tüm anlamlı yönleri hakkında yazılı kanıtlara sahip olmalıdır. Ayrıca belgeleme, inceleme amacıyla ilgili personel ve denetçilerce kolaylıkla ulaşılabilir ve kullanılmaya hazır durumda olmalıdır.

45. İç kontrol yapısının belgelenmesi otelin yapısı , çalışma kategorileri ve ilgili hedef ve kontrol usullerinin tanımlanmasını içermelidir. Bütün bu unsurlar yönetim talimatları, idari politikalar, usul el kitapları ve muhasebe el kitapları gibi belgelerde yer almalıdır.

46. İş ve işlemlerin belgelenmesi tam ve doğru olmalı ve her iş veya işlemin (ve ilgili bilginin) başlangıç aşamasında, uygulanması sırasında ve tamamlandıktan sonra izlenmesine imkan sağlamalıdır.

47. İç kontrol yapısının, iş ve işlemlerin belgelenmesinin açık bir amacı olmalı, kurum hedeflerine ulaşılmasına katkıda bulunmalı ve yöneticilere çalışmalarını kontrol etmede ve denetçiler ile diğer personele çalışmaları çözümlemede yardımcı olmalıdır. Açık bir amacı bulunmayan belgeleme, kurumun verimliliğini ve etkinliğini engelleyecektir.

İş ve İşlemlerin Anında ve Uygun Kaydı

48. İş ve işlemler anında kaydedilmeli ve uygun biçimde tasnif edilmelidir.

49. Çalışmaları kontrol eden ve kararlar alan yöneticiler açısından bilginin anlamlı ve değerli olması amacıyla iş ve işlemler oluştukları anda derhal kaydedilmelidir. Bu, iş ya da işlemin bütün sürecinde veya bütün aşamalarında uygulanır ve (1) söz konusu iş veya işlemin başlatılması ve onaylanması, (2) sürecin bütün aşamalarını ve (3) icmaldeki nihai tasnifi kapsar. Buna, ayrıca, anlamlı olması açısından belgelendirmenin hemen güncelleştirilmesinde başvurulur.

50. İş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde tasnif edilmesi de yönetimin güvenilir bilgiye sahip olmasını sağlamak açısından gereklidir. Usulüne uygun tasniften kast edilen; raporlar, planlar ve mali tablolar hazırlamak üzere, bilginin düzenlenmesi ve formüle edilmesidir.

51. Bilgilerin anında ve usulüne uygun biçimde kayda geçirilmesi, kurumun çalışmalarında ve karar alma işlevlerinde dayanak olarak kullandığı bilgilerin vaktindeliğini ve güvenilirliğini sağlamak açısından önemlidir.

İş ve İşlemlerin Onaydan Geçirilmesi ve Uygulanması (Görevlerin Ayrılması)

52. İş ve işlemler yetkili kişilerin onayından geçirilmeli ve yetkili kişilerce uygulanmalıdır.

53. Özel koşullarda belirli amaçlarla kaynakların değişimi, aktarımı, kullanımı ve tahsisi yönetimce kararlaştırılır. Onay, sadece geçerli iş ve işlemlerin yönetimce öngörüldüğü biçimde başlatılmasının sağlanmasında önemli bir araçtır. Onay, belgelenerek yöneticilerle çalışanlara açıkça bildirilmeli ve gerekli spesifik koşul ve kayıtlamaları içermelidir. Onaydaki kayıtlamalara uyulması, çalışanların görevlerini direktiflere uygun olarak ve yönetimce ya da yasayla çizilen sınırlar çerçevesinde yapmaları anlamına gelir.

54. İş ve işlemlerde onay, uygulama, kayıt tutma ve gözden geçirme gibi önemli görev ve sorumluluklar kişiler arasında paylaştırılmalıdır.

55. Hata, savurganlık, kural ihlali ve bu tür sorunların ortaya çıkarılmama risklerini azaltmak için iş ya da işlemin bütün aşamaları tek bir kişi ya da bölüm tarafından kontrol edilmemelidir. Aksine, mevcut kontrol ve dengelerin etkinliğini sağlamak amacıyla görev ve sorumluluklar birçok kişi arasında paylaştırılmalıdır. İşlemlerin izne bağlanması ve kaydının tutulması, malların tedariki ve teslim alınması, ödemelerin yapılması ve işlemlerin denetlenmesi ya da gözden geçirilmesi önemli görevler arasındadır. Bununla birlikte, gizli anlaşma, bu iç kontrol tekniğinin etkinliğini azaltabilir ya da ortadan kaldırabilir.

56. Küçük bir otelin bu tekniği gerektiği gibi uygulamaya yetecek sayıda personeli bulunmayabilir. Bu durumlarda yönetim risklerin farkında olmalı ve bu riskleri diğer kontrollerle telafi etmelidir.

Gözetim

57. İç kontrol amaçlarının gerçekleşmesini güvence altına almak amacıyla yeterli bir gözetim sağlanmalıdır.

58. Departman mudurleri maiyetlerindeki personelin yaptıkları çalışmaları gözden geçirmeli ve gerektiğinde onaylamalıdırlar. Bu kişiler, maddi hata, israf ve usulsüz işlemlerin asgariye indirilmesi ve özel yönetim talimatlarının anlaşılması ve uygulanması amacıyla, çalışanlarına gerekli ölçüde rehberlik etmeli ve eğitim sağlamalıdırlar.

59. Bir işin görevliye verilmesi, gözden geçirilmesi ve onaylanması;

 

Kurumdaki her bir görevlinin görev ve sorumlulukları ile yetki alanlarının açıkça belirtilmesini,

 

Her bir görevlinin işinin, gerektiğinde sistematik bir biçimde gözden geçirilmesini,

 

İşin öngörüldüğü biçimde seyretmesini sağlamak üzere önemli aşamalarda onaylanmasını gerektirir.

60. İşin görevliye verilmesi, gözden geçirilmesi ve onaylanması, görevlilerin faaliyetlerinin eksiksiz olarak kontrolü sonucunu doğurmalıdır. Bu kontrol, (1) Kabul edilmiş usul ve isterlere uyulmasını, (2) hataların, yanlış anlamaların ve usulsüz uygulamaların ortaya çıkarılması ve giderilmesini, (3) kural ihlallerinin oluşmasına ya da tekrarına göz yumulmamasını ve (4) çalışmalardaki verimlilik ve etkinliğin kontrolünü kapsar. Amirin gözetim yetkisini devretmesi kendisinin bu işler ve sorumluluklar nedeniyle hesap verme yükümlülüğünü azaltmamalıdır.

Kaynaklara ve Kayıtlara Ulaşma ve Sorumluluk

61. Kaynaklara ve kayıtlara ulaşma, bunların saklanmasından veya kullanılmasından sorumlu olan yetkili kişilerle sınırlandırılmalıdır. Hesap verme yükümlülüğünü sağlamak üzere, kayıtlarla kaynaklar arasında uygunluk bulunup bulunmadığı saptanmalı ve bu amaçla kayıtlı miktarlarla kaynaklar periyodik olarak karşılaştırılmalıdır. Varlıkların korunmasındaki zorluk derecesi, karşılaştırmanın hangi sıklıkta tekrarlanacağını belirlemelidir.

62. Kaynaklara ulaşılmasının sınırlandırılması; Otel açısından bunların yetkisiz olarak kullanılmasını ve kayba uğrama riskini azaltır ve yönetim direktiflerinin uygulanmasını kolaylaştırır. Sınırlandırmanın derecesi hem kaynağın duyarlılığına hem de olası kayıp riskine bağlı olup bu her iki unsur periyodik olarak değerlendirilmelidir. Örneğin, çek defterleri gibi çok duyarlı belgelere ulaşımın sınırlandırılması ve bu belgeleri ellerinde bulunduranlara hesap verme yükümlülüğünün verilmesi.

 

Bunların bir kasada kilitli tutulması,

 

Her belgeye müteselsil numara verilmesi,

 

Muhafazaya ilişkin hesap verme yükümlülüğünün sorumlu kişilere verilmesi yoluyla mümkün olabilir.

63. Bir varlığın duyarlılığına karar verirken, bu varlığın maliyetinin, taşınabilirliğinin, değiştirilebilirliğinin ve olası kayıt veya usulsüz kullanım riskinin dikkate alınması gerekir.

İÇ KONTROL YAPILARI İÇİN ÇERÇEVE OLUŞTURULMASI

68.  (Gelir tahsiline, bilgisayar sistemleri özelliklerine ve insan kaynağı yönetimine ilişkin konularda olduğu gibi). Diğer alanlarda, özellikle de yönetimsel kontrollerle ilgili alanlarda, kontroller daha genel olabilir. Yukarıdaki her iki durumda da iç kontroller tutumluluğun, verimliliğin ve etkinliğin artırılmasını amaçlayan yönetim kararları alınmasına ve inisiyatif kullanılmasına imkan vermelidir.

69. Ozellikle zincir otellerde, merkezi yonetim, zaman zaman kendi iç kontrol standartlarını gözden geçirmeli ve gerekli değişiklikleri yapmalıdır. İç kontrol standartları ve bu standartlarda yapılacak herhangi bir değişiklik eksiksiz olarak belgelendirilmeli ve derhal bunları kullanacaklara dağıtılmalıdır.

70. Özel iç kontrol standartlari  yöneticilere faaliyet ortamı değiştikçe usullerde değişiklik yapma esnekliğini vermelidir. Aksi halde, iç kontroller değiştirilmeden önce güncelliğini ve verimliliğini yitirebilir. Bir iç kontrol yapısının ayrıntıları periyodik olarak gözden geçirilmeli ve örgüt ortamındaki değişikliğe uyum sağlamak üzere ayarlanmalıdır.

YÖNETİMİN SORUMLULUKLARI

72. iç kontrol bir  yönetim aracıdır. Otelin çalışmaları ile ilgili konularda iç kontroller uygulamak ve bunları gözetmek sorumluluğu yönetime aittir.  Tüm yöneticiler kendi departmanlarini, departmaninin amaçlarını, çalışmalarını ve kaynaklarını kontrol etmek açısından sağlıklı bir iç kontrol yapısının gerekli olduğunu kabul etmelidirler. Yöneticiler bu iç kontrol yapısı konusunda sorumluluk üstlenmelidirler. 

 

OTELDE DENETIM

 

ONBURO DENETIMI

Musteri kayit denetimi

Musteri konaklama fiyat denetimi

Nakit denetimi

Kredi denetimi

Kanuni yukumluluklerin yerine getirilmesi denetimi[polis raporu,turizm bakanligi istatistikler,faturalar]

Faturalarin ve yazar kasa raporlarinin denetimi

Seyahat acentalari ve diger konaklama anlasmalari denetimi

Standartlarin denetimi

KAT HIZMETLERI DENETIMI

Standartlarin denetimi

YIYECEK DENETIMI

Kasiyerlerin denetimi

Yazar kasa raporlarinin denetimi

Ceklerin denetimi

Bonolarin denetimi

Odenmezlerin denetimi[yonetici yiyecek ve ikram]

Adisyonlarin denetimi

Menu –adisyon fiyat karsilastirmasi denetimi

Garson bonolarinin denetimi

ICECEK DENETIMI

Kasiyerlerin denetimi

Yazar kasa raporlarinin denetimi

Ceklerin denetimi

Bonolarin denetimi

Nakit denetimi

Odenmezlerin denetimi[yonetici icecek ve ikram]

Adisyonlarin denetimi

Garson bonolarinin denetimi

Menu –adisyon fiyat karsilastirmasi denetimi

Standartlarin denetimi

ZIYAFET DENETIMI

Kasiyerlerin denetimi

Ceklerin denetimi

Bonolarin denetimi

Nakit denetimi

Standartlarin denetimi

MINIBAR DENETIMI

Standartlarin denetimi

MUTFAK DENETIMI

Yiyecek hazirlama denetimi

Fiili uretim denetimi

Standart recete kontrolu

Porsiyon denetimi

Personel yemeklerinin denetimi

Standartlarin denetimi

CAMASIRHANE DENETIMI

Standartlarin denetimi

TELEFON DENETIMI

Musteri gorusmelerinin denetimi

Personel gorusmelerinin denetimi

Standartlarin denetimi

MUHASEBE DENETIMI

Nakit denetimi

Krediler –tahsilat denetimi

Tahsilat makbuzlarinin denetimi

Cek , senetler ve dovizlerin denetimi

Odemeler denetimi

Tediye makbuzlarinin denetimi

Kanuni yukumluluklerin yerine getirilmesi denetimi

Personel odemeleri denetimi

Onburo-kat hizmetleri raporlari karsilastirilmasi denetimi

Onburo-camasirhane raporlari karsilastirilmasi denetimi

Onburo-kasiyer raporlarinin[restaurant,bar,ziyafet] karsilastirilmasi denetimi

Onburo-minibar raporlarinin karsilastirilmasi denetimi

Mutfak bonolari ile garson bonolarinin karsilastirilmasi denetimi

Kasiyer raporlari ile garson bonolarinin karsilastirilmasi denetimi

Ambar stok karti-muhasebe stok karti karsilastirilmasi denetimi

Malzeme teslim alma raporu-fatura karsilastirilmasi denetimi

Maddi hatalarin denetimi

Standartlarin denetimi

SATINALMA DENETIMI

Stok kartlari-sayim karsilastirmasi denetimi

Stok karti-talep fisi karsilastirilmasi denetimi

Standartlarin denetimi

TESLIM ALMA DENETIMI

Standartlarin denetimi

DEPOLAMA DENETIMI

Stok denetimi

Standartlarin denetimi

DEPODAN MAL CIKARMA DENETIMI

Talep fislerinin denetimi

Standartlarin denetimi

 

 

DENETIM SEMASI

 

 

 

PLANLAMA

ORGANIZASYON                   SONUCLAR                   DENETIM                 DUZELTICI ONLEMLER

KADROLAMA

YONELTME 

 

 

 

Denetim ulasilmak istenen hedeflere ulasilip ulasilmadigi veya ne kadar ulasildigini arastiran ve duzeltici onlemlerin alindigi bir safhadir

Denetimin saglikli olabilmesi icin iki unsur yerine getirilmelidir

1-planlar

2-organizasyon yapisi

 

DENETIMIN SAFHALARI

 

Standartlarin belirlenmesi

 

Gerceklesen durumun belirlenmesi

 

Standartlar ile gerceklesen durumun karsilastirilmasi

 

Duzeltici onlemlerin alinmasi[olumlu sapma,olumsuz sapma]

 

DENETIMIN OZELLIKLERI

 

1-Amaclara ve planlara dayanmali

2-Ilgili departmanlarin ihtiyaclari goz onune alinmali

3-Esnek olmali

4-Tarafsiz olmali

5-Kapsayici olmali

6-Duzeltici olmali

7-Gozden gecirilebilmeli,degisen sartlara gore yenilenmeli

 İÇ KONTROL SİSTEMİNİN İŞLETME YÖNETİMİNE ETKİSİ