DENETIM
İç kontrol standartlarının
otellerin iç kontrol yapılarını oluştururken izleyecekleri
minimum standartlar olduğunun vurgulanmasında yarar vardır.
Standartların bir diğer özelliği de bunların sadece mali
kontrol faaliyetlerine değil, bütün idari kontrol faaliyetlerine
uygulanabilecek nitelikte olmasıdır.
İÇ KONTROL STANDARTLARI
BÖLÜM I
İÇ KONTROL KAVRAM, AMAÇ
VE STANDARTLARINA TOPLU BAKIŞ
1. İç Kontrol, yönetim
hedeflerinin gerçekleşme yolunda olduğu konusunda yeterli güvence sağlamakta
yararlanılan bir yönetim aracıdır. Bundan dolayı, iç
kontrol yapısının yeterliliğinden ve etkinliğinden yönetim
sorumludur. İç kontrolün etkin olması bakımından otelin yöneticileri
yeterli iç kontrol yapısının kurulmasını, gözden geçirilmesini
ve güncelleştirilmesini sağlamalıdır.
bu belgede yazılı standartlara dayalı ayrıntılı
kurumsal iç kontrol yapılarının kurulmasını;
Kontrollerin öngörüldüğü
gibi çalışıp çalışmadığını ve
istenen sonuçların elde edilmesi için yeterli olup olmadığını
sağlamak üzere o iç kontrol yapısının gözden geçirilmesini;
teşvik etmeli ve desteklemelidir.
3. Otelin içindeki bütün
departmanlarin yönetimleri iç kontrol yapısının yeterliliğinden
ve uygulanmasından sorumludur. Bu nedenle, yönetimlerin iç kontrol yapısının
niteliğini ve iç kontrollerin ulaşmak durumunda olduğu hedefleri
kavramaları önemli bir noktadır. Bir iç kontrol yapısı, yönetimin
tutumu, metotlar, usuller ve aşağıdaki genel hedeflere ulaşılmasına
yeterli bir güvence sağlayan diğer önlemler dahil olmak üzere bir
kurumun planları şeklinde tanımlanır:
düzenli, ekonomik, verimli ve etkin faaliyetler ve kaliteli
ürün ve hizmetler gerçekleştirilmesi;
Kaynakların savurganlıktan,
suiistimalden, yetersiz yönetimden, hatalardan, yolsuzluktan ve diğer düzensizliklerden
kaynaklanan kayıplara karşı korunması;
yönetimin direktiflerine uyulması; ve
Güvenilir mali ve idari
verilerin hazırlanması ve saklanması ve bu verilerin uygun zamanlı
raporlarda tam ve doğru olarak açıklanması.
4. Aşağıdaki
standartlar bir iç kontrol yapısının çerçevesini oluşturmaktadır.
Bu standartlar genel ve ayrıntılı standartlar olarak tasnif
edilmiştir.
GENEL STANDARTLAR
Yeterli Güvence: İç
kontrol yapıları yukarıda sözü edilen amaçların gerçekleşmesi
için yeterli bir güvence sağlamalıdır.
Destekleyici Tutum: Yöneticiler
ve çalışanlar iç kontroller konusunda daima olumlu ve destekleyici
bir tutum içinde bulunmalı ve bu tutumlarını açıkça göstermelidirler.
Dürüstlük ve Yeterlilik: Yöneticiler
ve çalışanlar kişisel ve mesleki açılardan dürüst olmalı
ve yeterli iç kontrollerin hazırlanması, uygulanması ve sürdürülmesinin
öneminin kavranmasına ve iç kontrollerin genel hedeflerinin gerçekleşmesine
imkan verecek bir yeterlilik düzeyinde bulunmalıdırlar.
Kontrol Hedefleri: Otelin her
faaliyeti için, yeterli, eksiksiz, makul ve bütün örgütsel amaçlarla bütünlük
içinde olan özel kontrol hedefleri belirlenmeli veya hazırlanmalıdır.
Kontrollerin Gözetimi: Yöneticiler
çalışmalarını sürekli olarak gözden geçirmeli ve düzenli,
ekonomik, etkin ve verimli olmayan bulgularla karşılaştıklarında
ivedi ve uygun önlemleri almalıdırlar.
AYRINTILI STANDARTLAR
Belgeleme: İç kontrol yapısı
ile bütün iş ve işlemler açıkça belgelenmeli ve bu belgeleme
inceleme amacıyla kolaylıkla ulaşılabilir durumda olmalıdır.
İş ve İşlemlerin
Anında ve Uygun Biçimde Kaydı: İş ve işlemler anında
kaydedilmeli ve uygun biçimde tasnif edilmelidir.
İş ve İşlemlerin
Onaydan Geçirilmesi ve Uygulanması: İş ve işlemler yetkili
kişilerin onayından geçirilmeli ve yetkili kişilerce uygulanmalıdır.
Gözetim: İç kontrol amaçlarının
gerçekleşmesini güvence altına almak amacıyla yeterli bir gözetim
sağlanmalıdır.
Kaynaklara ve Kayıtlara Ulaşma
ve Sorumluluk: Kaynaklara ve kayıtlara ulaşma bunların saklanmasından
veya kullanılmasından sorumlu olan yetkili kişilerle sınırlandırılmalıdır.
Hesap verme sorumluluğunu sağlamak üzere, kayıtlarla kaynaklar
arasında uygunluk bulunup bulunmadığı saptanmalı ve bu
amaçla, kayıtlı miktarlarla kaynaklar periyodik olarak karşılaştırılmalıdır.
Varlıkların korunmasındaki zorluk derecesi karşılaştırmanın
hangi sıklıkta tekrarlanacağını belirlemelidir.
5. Bu standartlar, iç kontrol yapısının
denetlenmesi sırasında denetçilere kriterler sağlar.
BÖLÜM II
İÇ KONTROLLERİN
TANIMLANMASI VE SINIRLARI
TANIMLAMA VE HEDEFLER
7. İç kontrol yapıları,
yönetimin tutumu, metotlar, usuller ve hedeflere ulaşılmasına
yeterli bir güvence sağlayan önlemler
şeklinde tanımlanır. Bu hedefler şunlardır:
Otelde düzenli, ekonomik,
verimli ve etkin faaliyetler ile kaliteli ürün ve hizmetlerin gerçekleştirilmesi;
Kaynakların savurganlıktan,
suiistimalden, yetersiz yönetimden, hatalardan, yolsuzluktan ve diğer düzensizliklerden
kaynaklanan kayıplara karşı korunması;
yönetimin direktiflerine uyulması; ve
Güvenilir mali ve idari
verilerin hazırlanması ve saklanması ve bu verilerin uygun zamanlı
raporlarda tam ve doğru olarak açıklanması.
9. İç kontroller Oteldeki
departmanlarin işlevlerine göre tanımlanırken çoğu kez yönetsel
ve idari kontroller ile muhasebe kontrollerinin genel sınıflandırılmasına
göre de tasnif edilir. Yönetsel kontroller çoğu kez bütün kontrolleri
kapsayacak şekilde anlaşılır. Yönetsel kontroller çalışanların
otel hedeflerini gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları bütün
plan, usul ve uygulamalar olusturur. İdari kontroller, çalışanları
otel amaçlarının gerçekleştirilmesinde yetkilendirilmiş
olarak çalışmaya sevk edecek karar alma süreçleriyle ilgili usul ve
kayıtlardır. Muhasebe kontrolleri varlıkların korunmasıyla
ve mali kayıtlarla ilgili usul ve belgeleri kapsar.
10. İç kontroller öngörülen
amaçlarına göre de sınıflandırılır: Hataların
önlenmesi (Örneğin, görev ve yetkilerin ayrılması suretiyle);
hataların ortaya çıkarılması; (Örneğin, fiili sonuçlardaki
sapmaları ortaya çıkarmak üzere üretim standartları saptanması
suretiyle) ortaya çıkarılan hataların düzeltilmesi; (Örneğin,
bir satıcıya yapılan fazla ödemenin geri alınması
suretiyle) ya da kayıp riskinin yüksek olduğu ve ek kontrolleri
gerektiren alanlarda yetersiz Kontrollerin eksikliğinin giderilmesi.
11. Uygulamada, bu kategori ve
tipler arasında ayırım yapılması çoğu kez zordur.
Çünkü etkin bir iç kontrol yapısı her bir kategori ve tipin öğelerine
ihtiyaç gösterir. Hatta her kategorideki kontrolün betimlenmesi kişiden
kişiye değişebilir. Bununla birlikte, nasıl kurulduklarına
ya da tanımlandıklarına bakılmaksızın iç
kontroller birbirlerinin alternatifi olarak düşünülmemeli, birbirlerinin
tamamlayıcısı olmalıdır. Her kontrolün üstünlükleri
ve zayıflıkları vardır. Nitekim etkin bir iç kontrol, her
bir kontrolün kendine özgü zayıflıklarını gidermek amacıyla
bir kontroller karışımından yararlanır.
12. İç Kontrollerin etkin
olması için üç temel kritere yanıt vermesi gerekir.
İç kontroller uygun olmalıdır.
(Yani, gerekli kontrol gerektiği yerde ve ilgili riskle orantılı
olarak yapılmalı.)
Bütün bir dönem boyunca
planlandığı gibi işlemelidir. (Yani bütün personelce özenle
uyulmalı ve kilit personel görevde bulunmadığında ya da iş
yükü ağır olduğunda bu kontroller ihmal edilmemeli.)
Kontrollerin maliyeti faydasına
değmelidir. (Yani, uygulanan kontrolün maliyeti elde edilen faydaları
aşmamalı)
İÇ KONTROLÜN ETKİNLİĞİNİN
SINIRLARI
13. Ne kadar ayrıntılı
ve eksiksiz olursa olsun hiç bir iç kontrol yapısı kendi başına
verimli bir yönetimi, tam ve doğru bir kayıt düzenini ya da özellikle
yetkili ve güvenilir makamlarda bulunanlar söz konusu olduğunda yolsuzluk
yapılmamasını kolaylıkla güvence altına alamaz. Birkaç
kişinin gizli olarak anlaşması halinde, görevlerin ayrılmasına
dayalı iç kontroller etkisiz kalabilir. Yine, kontrollerdeki yetki,
yetkiyle donatılmış kişi tarafından kötüye kullanılabilir
ve yönetim çoğu kez uygulamaya konulmuş Kontrollerin dışına
çıkabilecek bir konumdadır. Kaybetme riskini ortadan kaldıracak
bir iç kontrol yapısını sürdürmek gerçekçi değildir ve
muhtemelen maliyeti elde edilen faydadan fazla olacaktır.
14. Çünkü herhangi bir kontrol
yapısı insan faktörüne dayanır ve tasarım
eksikliklerinden, karar yada yorum hatalarından, yanlış
anlamadan, rehavetten, yorgunluk ya da dikkatsizlikten etkilenir. Sistemi
tasarlayan ve yürüten personelin yeterliliği ve dürüstlüğü söz
konusu kişilerin seçimi ve eğitimi yoluyla kontrol edilebilirken, bu
iki nitelik kurum içinden ve dışından gelen baskılarla değişebilir.
Ayrıca, personel kontrol sürecindeki işlevini doğru olarak
anlamamış ya da bu konuda bilgisiz kalmayı tercih etmişse
yeterlilikleri ne olursa olsun yaptıkları kontrol ektisiz kalabilir.
15. yönetimin tutumu iç kontrol
yapısının etkinliğini ve bu yapıyı yöneten
personeli derinden etkileyebilir. Bundan dolayı, yönetimin kontrolleri gözden
geçirmesi ve güncelleştirmesi, değişiklikleri personele
bildirmesi ve kontrollere uymada örnek olması gerekir.
BÖLÜM III
İÇ KONTROL
STANDARTLARININ TARTIŞILMASI
16. Faaliyetlerin büyüklüğü,
çeşitliliği, işlem hacmi, kayıtların çokluğu
iç kontrol standartlarının tesisi gereklidir. bu uyumu sağlayacak ve düzenleyecek standartlara ihtiyaç
duyulmaktadır.
17. İç kontrol standartları
genel standartlar ve ayrıntılı standartlar olmak üzere iki bölüme
ayrılır. İkisi birlikte, uygulamada, bir iç kontrol yapısı
için asgari düzeyde kabul edilebilir çerçeve oluşturur. Genel ve ayrıntılı
standartlar iç kontrollerin hem geliştirilmesinde hem de değerlendirilmesinde
bir ölçüt olarak kullanılmalıdır. Bu iç kontrol standartları
mali işlemlere uygulanmayla sınırlı tutulmamalı, yönetsel,
görevsel ve idari bütün işlevlere uygulanmalıdır. Bunlar
bilgisayarlaşmış olsun veya olmasın tüm sistemlere uygulanır.
GENEL STANDARTLAR
18. Yeterli güvence,
destekleyici tutum, dürüstlük ve yeterlilik, kontrol hedefleri ve
kontrollerin gözetimi genel standartları oluşturur. Bunlar birlikte
otel bünyesinde uygun bir kontrol ortamını yaratır.
Yeterli Güvence
19. İç kontrol yapıları
temel hedeflerin gerçekleşmesinde yeterli bir güvence sağlamalıdır.
20. Yeterli güvence; belli
maliyet, fayda ve risk koşulları altında doyurucu bir güvenirlik
derecesine tekabül etmektedir. Ne kadar güvencenin yeterli olduğunun
belirlenmesi karar almaya ihtiyaç gösterir. Bu kararın alınmasında,
yöneticiler,
Faaliyetlerin doğasından
kaynaklanan riskleri ve çeşitli koşullar altında kabul
edilebilir risk derecelerini tanımlamalı ve
Riski hem sayı yönünden
hem de nitelik yönünden değerlendirmelidirler.
21. Yeterli güvence, iç kontrolün
maliyetinin bundan sağlanan faydayı aşmamasını öngörür.Maliyet,
belirlenen bir amacın gerçekleştirilmesinde kullanılan kaynakların
mali değerlendirilmesini ve faaliyetlerdeki gecikme, hizmet düzeyinde
düşüş veya çalışanlarda moral düşüklüğü
gibi nedenlerden kaynaklanan kayıpların ekonomik değerlendirilmesini
ifade eder. Fayda, belirtilen hedefe ulaşamama riskindeki azalma
derecesiyle ölçülür. Yolsuzluk, savurganlık, suiistimal veya maddi
hatanın bulunup ortaya çıkarılması olasılığının
artırılması, usulsüz faaliyetin önlenmesi ya da kurallara saygının
güçlendirilmesi bunun örnekleridir.
22. Riski kabul edilebilir bir düzeye
indirerek faydası maliyetinden yüksek iç kontrollerin tasarımı,
yöneticilerin ulaşılması gerekli tüm hedefleri iyice kavramalarını
gerektirir. Otel yöneticileri, faaliyetlerinin belli bir alanında, diğer
faaliyetleri olumsuz yönde etkileyen aşırı kontrollerle yüklü
sistemler tasarlayabilirler. Örneğin, çalışanlar sıkıca
usullerden kurtulmayı deneyebilirler, verimli olmayan faaliyetler
gecikmelere yol açabilir ve sorumlulukların azaltılması sorumlu
kişilerin belirlenmesini zorlaştırabilir. Böylece, belli bir
alanda aşırı kontrollerden elde edilen faydalar başka
faaliyetlerdeki maliyet artışlarıyla ortadan kalkabilir.
Destekleyici Tutum
24. Yöneticiler ve çalışanlar
iç kontroller konusunda daima olumlu ve destekleyici bir tutum içinde bulunmalı
ve bu tutumlarını açıkça göstermelidirler.
25. Üst yönetimce takınılan
tutum yönetim faaliyetlerinin her yönüne yansır. Bu tutum otel
organizasyonuyla ilgili faaliyetler, personel uygulamaları, gözetim, iletişim,
sistemleştirilmiş bir sorumluluk tesisi yoluyla kaynakların
korunması ve kullanımı, gözetim ve raporlama sistemleri, her
seviyedeki görevliden gelecek geliştirme önerilerinin incelenmesi ve
genel anlamda önderlik yapılması suretiyle, güvenilir kontroller gerçekleştirmeyi
üstlenmiş yöneticilerce de güçlendirilecektir. Yönetim, verimliliğin
arttırılmasına ihtiyaç duyulan alanların belirlenmesinde bağımsız
ve tarafsız iç denetimin değerini vurgulayarak ve iç denetimler aracılığıyla
edinilen bilgileri değerlendirerek, uygun bir kontroller sistemine olan
desteğini ortaya koyabilir.
26. Görevliler iç kontrolleri
izlemeli ve bunların etkinliğini artırıcı önlemleri
almalıdırlar. Destekleyici bir tutum, performans kalitesini ve sonuç
olarak da iç kontrollerin kalitesini etkileyecektir. İç kontroller
sistemli olarak yönetimin önemli bir önceliği olduğunda, yönetim
olumlu ve destekleyici bir tutum takınır ve bu tutumunu geliştirir.
27. Son çözümlemede, bir kurum
bünyesindeki iç kontroller konusunda olumlu ve destekleyici tutumun sürdürülmesinde,
Üst Yönetimin Üslubunun hissettirilmesi son derece önemlidir.
Dürüstlük ve Yeterlilik
28. Yöneticiler ve çalışanlar
kişisel ve mesleki açılardan dürüst olmalı ve yeterli iç
kontrollerin hazırlanmasının, uygulanmasının ve sürdürülmesinin
öneminin kavranmasına ve iç kontrollerin genel hedeflerinin gerçekleşmesine
imkan verecek bir yeterlilik düzeyinde bulunmalıdırlar.
29. Yöneticiler ve
maiyetlerindeki personel (1) kişisel ve mesleki dürüstlüğü ve
ahlaki değerleri, (2) etkin ve verimli bir performans sağlamak için
gerekli beceri düzeyini, ve (3) sorumluluklarını etkin bir biçimde
yerine getirmek için iç kontroller hakkında yeterli bir anlayışı
muhafaza etmeli ve göstermelidirler.
30. Yöneticilerin ve
maiyetlerindeki personelin dürüstlüğünü birçok unsur etkiler. Üst Yönetimin
üslubu önemlidir. Üst yönetimce belirlenen görevle ilgili mesleki ahlak
kuralları çerçevesinde belli zamanlarda personele sorumlulukları hatırlatılmalıdır.
Tavsiyeler ve performans değerlendirmeleri de önemlidir. Bütün
performans değerlendirmeleri, etkin iç kontrollerin uygulanması ve sürdürülmesini
içeren birçok etkenin değerlendirilmesine dayandırılmalıdır.
31. Personelin işe alınmasına
ve atanmasına ilişkin kararlarda kişilerin kendilerine verilen görevleri
yerine getirmelerine yetecek eğitim ve tecrübeye sahip olmaları
hususu göz önünde bulundurulmalıdır. İşe alındıktan
sonra kişilere gerekli geleneksel ve uygulamalı eğitim sağlanmalıdır.
İç kontrolleri yeterince anlayan ve bu kontrollerle ilgili olarak
sorumluluk üstlenmeye hazır yönetici ve çalışanlar etkin bir
kontrol yapısı için yaşamsal önem taşırlar.
Kontrol Hedefleri
32. Otelin her departmani için
özel kontrol hedefleri belirlenmeli veya hazırlanmalıdır. Bu
hedefler uygun, eksiksiz ve makul olmalı ve bütün örgütsel amaçlarla
bir bütünlük içinde bulunmalıdır
33. Hedefler, yönetimin ulaşmak
istediği olumlu sonuçlar veya kaçınmaya özen gösterdiği
istenmeyen durumlar ve/veya olumsuz sonuçlardır. Hedefler her faaliyet içinde
yer alan belirli çalışmalara uygun düşecek şekilde
tasarlanmalıdır.
34. Özel (spesifik) kontrol
hedeflerinin hazırlanması için bütün faaliyetler, öncelikle büyük
kategoriler halinde gruplandırılmalıdır. Sonra, her büyük
kategori işlem veya olayı incelemek için gerekli olan ve düzenli biçimde
tekrarlanan faaliyetler (tanımlama, tasnif etme, kayda geçme ve raporlama
bilgisi gibi) seri veya serilerine ayrılmalıdır. Bu gruplamalar
otelin yapısına ve otel bünyesindeki sorumluluk bölüşümüne
uygun olmalıdır.
35. Kurum faaliyetleri çoğu
kez genel olarak aşağıdaki gibi tasnif edilir:
Yönetim faaliyetleri, genel
politikayı ve planlamayı, organizasyonu ve denetim işlevlerini
kapsar.
Program (görevsel) faaliyetler,
kurumun görev ya da görevleri ile ilgilidir.
Mali faaliyetler, bütçelerle
ilgili geleneksel denetim alanlarını, nakit akımlarını
(gelirler ve giderler), ilgili aktif ve pasifleri ve mali bilgileri kapsar.
İdari faaliyetler, iletisim
hizmetleri, evrakın postalanması ve dağıtımı, basım
ve satın alma gibi departmanlarin görevi için destek sağlayan
faaliyetlerdir.
36. Kontrol hedeflerini hazırlamak
için tekrarlanan faaliyetler serisi tanımlanmalı ve çözümlenmelidir.
Örneğin, mal satın alınması ile ilgili tekrarlanan
faaliyetler, (1) ihtiyaç duyulan malların tanımlanmasını,
(2) satıcı seçimini, (3) malların siparişini, (4) malların
teslim alınmasını, ve (5) kalite kontrolünü içerecektir. Bu
durumlarda, gerçekleştirilecek kontrol hedeflerinden birisi yalnızca
yönetimin kıstasına denk düşen mal siparişlerinin kabul
edilmesi olabilir. Bir başka kontrol amacı yalnızca sipariş
edilen malların teslim alınması olabilir.
37. Yukarıda sözü edilen
genel kategorilerin etkileşim içinde olduğu ve kontrol hedeflerinin
bu etkileşim üzerine kurulması gerektiği açıktır. Örneğin,
yukarıdaki örneğin idari bir faaliyet sayılması halinde,
mallar için yapılan ödeme bir mali faaliyet ve malların kullanımı
da bir program faaliyeti sayılabilir. Ödemenin eksiksiz olarak
kaydedilmesi ve denetlenmesi için bu kategoriler arasında bağlantı
kurulmalıdır.
Kontrollerin Gözetimi
38. Yöneticiler çalışmalarını
sürekli olarak gözden geçirmeli ve düzenli, ekonomik, etkin ve verimli
olmayan tüm bulgularla karşılaştıklarında ivedi ve
uygun önlemleri almalıdırlar.
39. Çalışmaların
gözetimi, iç kontrollerin istenilen sonuçlara ulaşmasını sağlar.
Gözetim, yöneticilerin çalışmaları kontrol etmek için seçtikleri
yöntem ve usullerle bütünleşmeli ve faaliyetlerin kurum amaçlarını
gerçekleştirmesini sağlamalıdır. Gözetim, iç ve dış
denetçilerce rapor edilen denetim bulgu ve tavsiyelerini dikkate almayı ve
hangi düzeltici önlemlere ihtiyaç duyulduğuna karar vermeyi kapsar.
AYRINTILI STANDARTLAR
40- Ayrıntılı
standartlar kontrol hedeflerinin gerçekleşmesine yarayan işleyiş
ve usullerdir. Sayılanlarla sınırlı değilse de, özel
politikalar, organizasyon planları (buna görevlerin ayrılması
dahildir) güvenlik ve yangın alarm sistemleri gibi fiziki düzenlemeler
ayrıntılı standartlar arasında sayılabilir. Kontroller,
iç kontrol hedeflerinin kesintiye uğramaksızın gerçekleşeceğinin
yeterli güvencesini sağlamalıdır. Bunu gerçekleştirmek için
ayrıntılı standartlar etkin ve verimli olmalı ve tek tek değil,
bir sistem olarak birlikte işleyecekleri göz önüne alınarak
tasarlanmalıdır.
41. Etkin olabilmeleri için,
kontrollerin uygulamada kendilerinden beklenen amaçları gerçekleştirmeleri
gerekir. Kayıtların elle tutulduğu ortamlarda kullanılmak üzere
tasarlanan bir dizi kontrol, bilgisayarlaşmış ortamlarda etkin
olmayabilir. Bu nedenle, seçilen kontroller kendilerinden bekleneni gerçekleştirmeli
ve gerektiğinde kullanılmalıdır. Verimlilik açısından
da kontroller, asgari çaba ile azami fayda elde edilecek şekilde
tasarlanmalıdır. Etkinliği ve verimliliği kanıtlanan
kontroller fiilen uygulanan kontroller olmalı ve sürekli olarak kullanılmalarını
sağlamak için belli zamanlarda gözden geçirilmelidir.
42. Aşağıdaki
kontroller düzenli ve etkin bir iç kontrol yapısının
tasarlanmasında genellikle yararlanılan kontrollerdir. Her bir kontrol
çerçevesinde ele alınan özel yöntem ve usuller eksiksiz olmayıp
sadece örnek olarak verilmektedir.
Belgeleme
43. İç kontrol yapısı
ile bütün iş ve işlemler açıkça belgelenmeli ve belgeleme ve
inceleme amacıyla kolaylıkla ulaşılabilir durumda olmalıdır.
44. Otel, (1) kontrol amaçları
ve usulleri de dahil olmak üzere kendi iç kontrol yapısı, ve (2) iş
ve işlemlerin tüm anlamlı yönleri hakkında yazılı kanıtlara
sahip olmalıdır. Ayrıca belgeleme, inceleme amacıyla ilgili
personel ve denetçilerce kolaylıkla ulaşılabilir ve kullanılmaya
hazır durumda olmalıdır.
45. İç kontrol yapısının
belgelenmesi otelin yapısı , çalışma kategorileri ve ilgili
hedef ve kontrol usullerinin tanımlanmasını içermelidir. Bütün
bu unsurlar yönetim talimatları, idari politikalar, usul el kitapları
ve muhasebe el kitapları gibi belgelerde yer almalıdır.
46. İş ve işlemlerin
belgelenmesi tam ve doğru olmalı ve her iş veya işlemin (ve
ilgili bilginin) başlangıç aşamasında, uygulanması sırasında
ve tamamlandıktan sonra izlenmesine imkan sağlamalıdır.
47. İç kontrol yapısının,
iş ve işlemlerin belgelenmesinin açık bir amacı olmalı,
kurum hedeflerine ulaşılmasına katkıda bulunmalı ve yöneticilere
çalışmalarını kontrol etmede ve denetçiler ile diğer
personele çalışmaları çözümlemede yardımcı olmalıdır.
Açık bir amacı bulunmayan belgeleme, kurumun verimliliğini ve
etkinliğini engelleyecektir.
İş ve İşlemlerin
Anında ve Uygun Kaydı
48. İş ve işlemler
anında kaydedilmeli ve uygun biçimde tasnif edilmelidir.
49. Çalışmaları
kontrol eden ve kararlar alan yöneticiler açısından bilginin anlamlı
ve değerli olması amacıyla iş ve işlemler oluştukları
anda derhal kaydedilmelidir. Bu, iş ya da işlemin bütün sürecinde
veya bütün aşamalarında uygulanır ve (1) söz konusu iş
veya işlemin başlatılması ve onaylanması, (2) sürecin
bütün aşamalarını ve (3) icmaldeki nihai tasnifi kapsar. Buna,
ayrıca, anlamlı olması açısından belgelendirmenin
hemen güncelleştirilmesinde başvurulur.
50. İş ve işlemlerin
usulüne uygun biçimde tasnif edilmesi de yönetimin güvenilir bilgiye sahip
olmasını sağlamak açısından gereklidir. Usulüne uygun
tasniften kast edilen; raporlar, planlar ve mali tablolar hazırlamak üzere,
bilginin düzenlenmesi ve formüle edilmesidir.
51. Bilgilerin anında ve
usulüne uygun biçimde kayda geçirilmesi, kurumun çalışmalarında
ve karar alma işlevlerinde dayanak olarak kullandığı
bilgilerin vaktindeliğini ve güvenilirliğini sağlamak açısından
önemlidir.
İş ve İşlemlerin
Onaydan Geçirilmesi ve Uygulanması (Görevlerin Ayrılması)
52. İş ve işlemler
yetkili kişilerin onayından geçirilmeli ve yetkili kişilerce
uygulanmalıdır.
53. Özel koşullarda belirli
amaçlarla kaynakların değişimi, aktarımı, kullanımı
ve tahsisi yönetimce kararlaştırılır. Onay, sadece geçerli
iş ve işlemlerin yönetimce öngörüldüğü biçimde başlatılmasının
sağlanmasında önemli bir araçtır. Onay, belgelenerek yöneticilerle
çalışanlara açıkça bildirilmeli ve gerekli spesifik koşul
ve kayıtlamaları içermelidir. Onaydaki kayıtlamalara uyulması,
çalışanların görevlerini direktiflere uygun olarak ve yönetimce
ya da yasayla çizilen sınırlar çerçevesinde yapmaları anlamına
gelir.
54. İş ve işlemlerde
onay, uygulama, kayıt tutma ve gözden geçirme gibi önemli görev ve
sorumluluklar kişiler arasında paylaştırılmalıdır.
55. Hata, savurganlık, kural
ihlali ve bu tür sorunların ortaya çıkarılmama risklerini
azaltmak için iş ya da işlemin bütün aşamaları tek bir kişi
ya da bölüm tarafından kontrol edilmemelidir. Aksine, mevcut kontrol ve
dengelerin etkinliğini sağlamak amacıyla görev ve sorumluluklar
birçok kişi arasında paylaştırılmalıdır.
İşlemlerin izne bağlanması ve kaydının tutulması,
malların tedariki ve teslim alınması, ödemelerin yapılması
ve işlemlerin denetlenmesi ya da gözden geçirilmesi önemli görevler
arasındadır. Bununla birlikte, gizli anlaşma, bu iç kontrol
tekniğinin etkinliğini azaltabilir ya da ortadan kaldırabilir.
56. Küçük bir otelin bu tekniği
gerektiği gibi uygulamaya yetecek sayıda personeli bulunmayabilir. Bu
durumlarda yönetim risklerin farkında olmalı ve bu riskleri diğer
kontrollerle telafi etmelidir.
Gözetim
57. İç kontrol amaçlarının
gerçekleşmesini güvence altına almak amacıyla yeterli bir gözetim
sağlanmalıdır.
58. Departman mudurleri
maiyetlerindeki personelin yaptıkları çalışmaları gözden
geçirmeli ve gerektiğinde onaylamalıdırlar. Bu kişiler,
maddi hata, israf ve usulsüz işlemlerin asgariye indirilmesi ve özel yönetim
talimatlarının anlaşılması ve uygulanması amacıyla,
çalışanlarına gerekli ölçüde rehberlik etmeli ve eğitim
sağlamalıdırlar.
59. Bir işin görevliye
verilmesi, gözden geçirilmesi ve onaylanması;
Kurumdaki her bir görevlinin görev
ve sorumlulukları ile yetki alanlarının açıkça
belirtilmesini,
Her bir görevlinin işinin,
gerektiğinde sistematik bir biçimde gözden geçirilmesini,
İşin öngörüldüğü
biçimde seyretmesini sağlamak üzere önemli aşamalarda onaylanmasını
gerektirir.
60. İşin görevliye
verilmesi, gözden geçirilmesi ve onaylanması, görevlilerin
faaliyetlerinin eksiksiz olarak kontrolü sonucunu doğurmalıdır.
Bu kontrol, (1) Kabul edilmiş usul ve isterlere uyulmasını, (2)
hataların, yanlış anlamaların ve usulsüz uygulamaların
ortaya çıkarılması ve giderilmesini, (3) kural ihlallerinin oluşmasına
ya da tekrarına göz yumulmamasını ve (4) çalışmalardaki
verimlilik ve etkinliğin kontrolünü kapsar. Amirin gözetim yetkisini
devretmesi kendisinin bu işler ve sorumluluklar nedeniyle hesap verme yükümlülüğünü
azaltmamalıdır.
Kaynaklara ve Kayıtlara
Ulaşma ve Sorumluluk
61. Kaynaklara ve kayıtlara
ulaşma, bunların saklanmasından veya kullanılmasından
sorumlu olan yetkili kişilerle sınırlandırılmalıdır.
Hesap verme yükümlülüğünü sağlamak üzere, kayıtlarla
kaynaklar arasında uygunluk bulunup bulunmadığı saptanmalı
ve bu amaçla kayıtlı miktarlarla kaynaklar periyodik olarak karşılaştırılmalıdır.
Varlıkların korunmasındaki zorluk derecesi, karşılaştırmanın
hangi sıklıkta tekrarlanacağını belirlemelidir.
62. Kaynaklara ulaşılmasının
sınırlandırılması; Otel açısından bunların
yetkisiz olarak kullanılmasını ve kayba uğrama riskini azaltır
ve yönetim direktiflerinin uygulanmasını kolaylaştırır.
Sınırlandırmanın derecesi hem kaynağın duyarlılığına
hem de olası kayıp riskine bağlı olup bu her iki unsur
periyodik olarak değerlendirilmelidir. Örneğin, çek defterleri gibi
çok duyarlı belgelere ulaşımın sınırlandırılması
ve bu belgeleri ellerinde bulunduranlara hesap verme yükümlülüğünün
verilmesi.
Bunların bir kasada kilitli
tutulması,
Her belgeye müteselsil numara
verilmesi,
Muhafazaya ilişkin hesap
verme yükümlülüğünün sorumlu kişilere verilmesi yoluyla mümkün
olabilir.
63. Bir varlığın
duyarlılığına karar verirken, bu varlığın
maliyetinin, taşınabilirliğinin, değiştirilebilirliğinin
ve olası kayıt veya usulsüz kullanım riskinin dikkate alınması
gerekir.
İÇ KONTROL YAPILARI
İÇİN ÇERÇEVE OLUŞTURULMASI
68. (Gelir tahsiline, bilgisayar sistemleri özelliklerine ve
insan kaynağı yönetimine ilişkin konularda olduğu gibi). Diğer
alanlarda, özellikle de yönetimsel kontrollerle ilgili alanlarda, kontroller
daha genel olabilir. Yukarıdaki her iki durumda da iç kontroller tutumluluğun,
verimliliğin ve etkinliğin artırılmasını amaçlayan
yönetim kararları alınmasına ve inisiyatif kullanılmasına
imkan vermelidir.
69. Ozellikle zincir otellerde,
merkezi yonetim, zaman zaman kendi iç kontrol standartlarını gözden
geçirmeli ve gerekli değişiklikleri yapmalıdır. İç
kontrol standartları ve bu standartlarda yapılacak herhangi bir değişiklik
eksiksiz olarak belgelendirilmeli ve derhal bunları kullanacaklara dağıtılmalıdır.
70. Özel iç kontrol
standartlari yöneticilere faaliyet
ortamı değiştikçe usullerde değişiklik yapma esnekliğini
vermelidir. Aksi halde, iç kontroller değiştirilmeden önce güncelliğini
ve verimliliğini yitirebilir. Bir iç kontrol yapısının ayrıntıları
periyodik olarak gözden geçirilmeli ve örgüt ortamındaki değişikliğe
uyum sağlamak üzere ayarlanmalıdır.
YÖNETİMİN
SORUMLULUKLARI
72. iç kontrol bir
yönetim aracıdır. Otelin çalışmaları ile
ilgili konularda iç kontroller uygulamak ve bunları gözetmek sorumluluğu
yönetime aittir. Tüm yöneticiler
kendi departmanlarini, departmaninin amaçlarını, çalışmalarını
ve kaynaklarını kontrol etmek açısından sağlıklı
bir iç kontrol yapısının gerekli olduğunu kabul
etmelidirler. Yöneticiler bu iç kontrol yapısı konusunda sorumluluk
üstlenmelidirler.
OTELDE DENETIM
ONBURO DENETIMI
Musteri kayit denetimi
Musteri konaklama fiyat denetimi
Nakit denetimi
Kredi denetimi
Kanuni yukumluluklerin yerine
getirilmesi denetimi[polis raporu,turizm bakanligi istatistikler,faturalar]
Faturalarin ve yazar kasa
raporlarinin denetimi
Seyahat acentalari ve diger
konaklama anlasmalari denetimi
Standartlarin denetimi
KAT HIZMETLERI DENETIMI
Standartlarin denetimi
YIYECEK DENETIMI
Kasiyerlerin denetimi
Yazar kasa raporlarinin denetimi
Ceklerin denetimi
Bonolarin denetimi
Odenmezlerin denetimi[yonetici
yiyecek ve ikram]
Adisyonlarin denetimi
Menu adisyon fiyat
karsilastirmasi denetimi
Garson bonolarinin denetimi
ICECEK DENETIMI
Kasiyerlerin denetimi
Yazar kasa raporlarinin denetimi
Ceklerin denetimi
Bonolarin denetimi
Nakit denetimi
Odenmezlerin denetimi[yonetici
icecek ve ikram]
Adisyonlarin denetimi
Garson bonolarinin denetimi
Menu adisyon fiyat
karsilastirmasi denetimi
Standartlarin denetimi
ZIYAFET DENETIMI
Kasiyerlerin denetimi
Ceklerin denetimi
Bonolarin denetimi
Nakit denetimi
Standartlarin denetimi
MINIBAR DENETIMI
Standartlarin denetimi
MUTFAK DENETIMI
Yiyecek hazirlama denetimi
Fiili uretim denetimi
Standart recete kontrolu
Porsiyon denetimi
Personel yemeklerinin denetimi
Standartlarin denetimi
CAMASIRHANE DENETIMI
Standartlarin denetimi
TELEFON DENETIMI
Musteri gorusmelerinin denetimi
Personel gorusmelerinin denetimi
Standartlarin denetimi
MUHASEBE DENETIMI
Nakit denetimi
Krediler tahsilat denetimi
Tahsilat makbuzlarinin denetimi
Cek , senetler ve dovizlerin
denetimi
Odemeler denetimi
Tediye makbuzlarinin denetimi
Kanuni yukumluluklerin yerine
getirilmesi denetimi
Personel odemeleri denetimi
Onburo-kat hizmetleri raporlari
karsilastirilmasi denetimi
Onburo-camasirhane raporlari
karsilastirilmasi denetimi
Onburo-kasiyer
raporlarinin[restaurant,bar,ziyafet] karsilastirilmasi denetimi
Onburo-minibar raporlarinin
karsilastirilmasi denetimi
Mutfak bonolari ile garson
bonolarinin karsilastirilmasi denetimi
Kasiyer raporlari ile garson
bonolarinin karsilastirilmasi denetimi
Ambar stok karti-muhasebe stok
karti karsilastirilmasi denetimi
Malzeme teslim alma raporu-fatura
karsilastirilmasi denetimi
Maddi hatalarin denetimi
Standartlarin denetimi
SATINALMA DENETIMI
Stok kartlari-sayim
karsilastirmasi denetimi
Stok karti-talep fisi
karsilastirilmasi denetimi
Standartlarin denetimi
TESLIM ALMA DENETIMI
Standartlarin denetimi
DEPOLAMA DENETIMI
Stok denetimi
Standartlarin denetimi
DEPODAN MAL CIKARMA DENETIMI
Talep fislerinin denetimi
Standartlarin denetimi
DENETIM SEMASI
PLANLAMA
ORGANIZASYON
SONUCLAR
DENETIM
DUZELTICI ONLEMLER
KADROLAMA
YONELTME
Denetim ulasilmak istenen
hedeflere ulasilip ulasilmadigi veya ne kadar ulasildigini arastiran ve
duzeltici onlemlerin alindigi bir safhadir
Denetimin saglikli olabilmesi
icin iki unsur yerine getirilmelidir
1-planlar
2-organizasyon yapisi
DENETIMIN SAFHALARI
Standartlarin belirlenmesi
Gerceklesen durumun belirlenmesi
Standartlar ile gerceklesen
durumun karsilastirilmasi
Duzeltici onlemlerin
alinmasi[olumlu sapma,olumsuz sapma]
DENETIMIN OZELLIKLERI
1-Amaclara ve planlara dayanmali
2-Ilgili departmanlarin
ihtiyaclari goz onune alinmali
3-Esnek olmali
4-Tarafsiz olmali
5-Kapsayici olmali
6-Duzeltici olmali
7-Gozden gecirilebilmeli,degisen
sartlara gore yenilenmeli
İÇ
KONTROL SİSTEMİNİN İŞLETME YÖNETİMİNE ETKİSİ